Semnătura electronică cunoscută și sub denumirea de Certificat digital calificat a apărut ca o necesitate a proceselor birocratice. Aceasta conferă documentelor aceeași valoare legală precum semnăturile și ștampilele tradiționale. În prezent multe dintre actele oficiale se transmit în format digital.
Semnatarul certificatului digital calificat trebuie să dețină un dispozitiv de creare a semnăturii electronice. Acesta trebuie să acționeze fie în nume propriu, fie ca reprezentant al unui terț.
Ce conține semnătura electronică
Semnătura electronică include informații în format electronic despre deținătorul certificatului, cheia publică a acestuia și semnătura electronică a autorității de certificare, date utilizate pentru stabilirea „identității virtuale” a unei persoane. Certificatele digitale calificate pot fi utilizate pentru crearea semnăturii electronice și a semnăturii electronice cu valoare legală, criptarea informațiilor electronice și autentificarea la accesarea aplicațiilor sau site-urilor diferitelor autorități de stat.
La Registrul furnizorilor de servicii de certificare pentru semnătura electronică sunt în prezent cinci instituții acreditate de Ministerul Transporturilor, Infrastructurii și Comunicațiilor:
- Trans Sped (www.transsped.ro);
data la care expiră acreditarea 02.07.2017 - Digisign (www.digisign.ro);
data la care expiră acreditarea 21.08.2020 - CERTSIGN (www.certsign.ro);
data la care expiră acreditarea 21.08.2020 - Alfatrust Certification (www.alfatrust.ro);
data la care expiră acreditarea 15.11.2020 - Centrul de Calcul (serviciile sunt livrate sub marca inregistrată Cert Digital – www.certdigital.ro);
data la care expiră acreditarea 12.03.2018
Tipuri de semnătură electronică
Sunt două tipuri de semnătură electronică: semnătura electronică extinsă și semnătură electronică simplă. Numai cea extinsă are și valoare legală conform Legii 455/2001, ea putând fi utilizată pentru actele oficiale. Aceasta se obține în baza confirmării unui certificat digital. În schimb, semnătura electronică simplă este creată pe baza unui certificat digital simplu și nu are valoare legală.
O persoană care dorește să întrebuințeze o astfel de semnătură are nevoie de patru elemente, obținute de la un furnizor de certificate digitale:
- un dispozitiv denumit Token;
- un cod PIN care permite accesarea Tokenului;
- un certificat digital calificat emis de către furnizor care va fi dovada legăturii între semnatar și semnătură;
- un sistem de tip software care permite folosirea facilă a semnăturii.
Cum poate fi obținută semnătura electronică
Pentru a fi validă, semnătura electronică trebuie să aibă un certificat digital și să fie generată de un dispozitiv securizat de creare a semnăturii. Certificatul digital poate fi eliberat doar de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Acesta la rândul său trebuie să îndeplinească condițiile următoarele:
- să dispună de mijloace financiare și de resurse materiale, tehnice și umane corespunzătoare pentru garantarea securității, fiabilitățtii și continuității serviciilor de certificare oferite;
- să asigure operarea rapidă și sigură a înregistrării informațiilor, în special operarea rapidă și sigură a unui serviciu de suspendare și revocare a certificatelor calificate;
- să asigure posibilitatea de a se determina cu precizie data și ora exactă a eliberării, a suspendării sau a revocării unui certificat calificat;
- să verifice, cu mijloace corespunzătoare și conforme dispozițiilor legale, identitatea și, dacă este cazul, atributele specifice ale persoanei căreia îi este eliberat certificatul calificat;
V-ar putea interesa și:
- Plata facturilor prin Ghișeul virtual oferă noi alternative
- Preschimbare permis auto: acte necesare la dosar
- O nouă facilitate la SPV: Plata în numele altei persoane
- Un nou serviciu electronic: Programarea online pe site-ul ANAF
- să utilizeze personal care are cunoștințe de specialitate, experiență și calificare, necesare pentru furnizarea serviciilor respective și, în special, competența în domeniul gestiunii, cunoștințe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice și o practică suficientă în ceea ce privește procedurile de securitate corespunzătoare;
- să utilizeze produse asociate semnăturii electronice, cu un înalt grad de fiabilitate, care sunt protejate împotriva modificărilor și care asigură securitatea tehnică și criptografică a desfășurării activităților de certificare a semnăturii electronice;
- să adopte măsuri împotriva falsificării certificatelor și să garanteze confidentialitatea în cursul procesului de generare a datelor de creare a semnăturilor;
- să păstreze toate informațiile cu privire la un certificat calificat pentru o perioadă de minimum 10 ani de la data încetării valabilității certificatului, în special pentru a putea face dovada certificării în cadrul unui eventual litigiu;
- să nu stocheze, să nu reproducă și să nu dezvăluie terților datele de creare a semnăturii, cu excepția cazului în care semnatarul solicită aceasta.
Acte necesare pentru obținerea semnăturii electronice
Pentru obținerea semnăturii electronice se întocmește un dosar care trebuie să conțină următoarele documente:
- cererea pentru utilizarea unui certificat digital calificat (formularul 150);
- documentul de identitate al titularului certificatului calificat, în original și copie;
- documentul, în original și copie, care atestă calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului;
- documentul de împuternicire, autentificat de notarul public, dacă titularul certificatului calificat nu are calitatea de reprezentant legal al contribuabilului reprezentat.
Dosarul cu actele menționate anterior se depun la o unitate fiscală din subordinea ANAF. O altă precizare, formularul 150 se obține de la ANAF după ce a fost confirmat certificatul digital primit de la furnizor.
Așadar, trebuie descărcat și completat un document de confirmare de pe portalul ANAF, pe care se va aplica semnătura electronică. Fișierul finalizat ajunge la furnizorul de servicii de certificare care a eliberat semnătura electronică. Odată confirmat de acesta, contribuabilul se poate înregistra la ANAF pentru obținerea formularului 150.
În ce situații poate fi folosită semnătura electronică
Semnătură electronica poate fi utilizata în interacțiunea intre persoane fizice și instituții publice. Aceasta se poate folosi pentru semnarea unor documente electronice de orice natura.
Pot fi contracte și declarații fiscale sau facturi și bilanțuri care ajung la la următoarele instituții:
- Agenția Națională de Administrare Fiscala (ANAF);
- Oficiul National al Registrului Comerțului (ONRC);
- Comisia Națională a Valorilor Mobiliare;
- Casa de Asigurări de Sănătate (CAS);
- Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM);
- Autorități din Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP);
- Departamente (HR, vânzări și altele) ale companiilor;
- Bănci.
Semnătura electronică se utilizează pentru a asigura autenticitatea, integritatea și nonrepudierea oricărui tip de document electronic în relația cu partenerii de afaceri și cu instituțiile de stat.
Principalele beneficii ale acestei metode sunt:
- transmiterea rapidă a documentelor necesare desfășurării unor proceduri;
- păstrarea semnăturii într-o formă nealterată;
- confidențialitatea informațiilor transmise (informațiile ajung direct la destinatar, fară să treacă prin mâna unor terți);
- eficientizarea tuturor procedurilor de business.
Cât costă semnătura electronică
Costul de achiziție pentru obținerea Certificatului digital calificat este cuprins intre 30 și 50 de euro. Costul mediu al reînnoirii este de 30 de euro. Prețul semnăturii electronice este eligibil în cadrul cheltuielilor proiectelor finanțate prin fonduri europene.
Totodată, trebuie menționat că prețul eliberării unui certificat pentru semnătură electronica diferă în funcție de furnizor, dar și de durata valabilității sale. Dacă decizi să externalizezi serviciile de depunere a declarațiilor, compania respectivă se va ocupa de toate demersurile.
Cât timp este valabilă semnătura electronică? Se poate opta pentru o valabilitate a certificatului de 1 an, 2 ani sau 3 ani.